フリーランスが立替払いした経費を実費精算する請求書の書き方です。
立替金精算書の書き方は、原則として取引先の指示に従ってください。取引先の会計処理の方法によって、立替金精算書の書式や内容が変わってきます。
取引先から具体的な指示がなければ、以下の原則を参考に作成してください。
個別の領収書を取引先に渡すとき
立替払いの領収書（コピーを含む）を取引先に引き渡す場合、経費の領収書の宛名は取引先の名前で発行してもらうようにしてください。取引先宛ての領収書と引き換えに、立替経費を払ってもらうのであれば、本来は立替金精算書は作成しなくてもかまいません（とはいえ、実際は内容と金額を確認するため立替金精算書を作ることが多いと思います）。
一方、領収書の宛名が自分の名前になっている場合、立替金精算書を作成する必要があります。その経費を本来支払うべき者が誰であるかを明確にしなければ、取引先の税務処理で問題が生じるためです。
立替金精算書には以下の情報を含めておけば、書式について特に注意すべきことはありません。おそらくインボイス導入の前後で違いはないでしょう。
- 取引先（立替金精算書の送付先）の名称
- 自分（請求書発行者）の名称
- 立替経費の合計額（税込金額）
- 立替経費の明細一覧（支出の内容、税込金額）
明細一覧では税込金額さえ書いておけば大丈夫です。消費税の金額や適用税率などの情報は不要です。同様に、立替経費の合計額についても、税込金額だけでかまいません。立替経費に含まれる消費税額を集計する必要はありません。
ただし、これはあくまで原則であり、取引先から書式の指示があったときは、その指示に従って立替金精算書を作成してください。
当然のことですが、立替経費の領収書（コピーを含む）を取引先に引き渡した場合、自分の申告ではその分を必要経費に含めることはできません。
領収書を取引先に渡さず、自分の手元に保管するとき
立替払いの領収書を取引先に渡さず、自分の手元に保管しておく場合は、立替金精算書の作り方がきわめて複雑になります。インボイス（適格請求書）に含めるべき情報を立替金精算書にも記載しなければならないためです。
立替経費の明細一覧では、領収書一枚ごとに以下の情報を記載することになります。
- 領収書の発行者の名前
- 領収書の発行者の登録番号
- 領収書の発行日
- 支出の内容
- 支払金額（税抜、税込のどちらでも可）
- 消費税の税率
- 消費税額
領収書がインボイス（適格請求書）の要件を満たしていないときは、それが分かるようにしておく必要もあります。インボイス＝領収書が発行されない経費（少額のバス代や電車代など）は、支払先の登録番号は不要です。支払先の名称も「阪急」「都バス」くらいでかまいません。
ただし、取引先の会計処理によってはこれらの情報を必要としないこともあります。たとえば、取引先が免税事業者であったり、消費税の簡易課税制度を用いている場合、立替金精算書にインボイス関連の情報は不要です。税込金額だけも処理ができるため、簡易な立替金精算書でも問題ありません。
ですから、まずは取引先に対して立替金精算書の書式について問い合わせてください。とても立替金精算書の作成が面倒になるようなら、精算の方法を根本から見直すことも考えてください。
インボイス導入をきっかけに立替金精算の方法を見直す事業者も
インボイス導入をきっかけとして、立替経費もギャラに含めて支払う事業者が現れています。取引先の立場から見ると、今までフリーランスに対して「外注費＋立替経費」として支払っていたものを、インボイス導入後は「外注費（立替経費を含む）」として支払います。源泉所得税も立替経費も含めたギャラの金額をもとに源泉徴収します。
どういうことかといえば、「立替経費の領収書一枚ごとにインボイスかどうかを判別するのは面倒なので、すべてまとめてフリーランスに対する外注費として処理してしまえ」ということです。会計処理がすごくラクになります。
支払い方が変わっても、もらえる金額に違いはありません。所得税や住民税、国民健康保険料の金額が変わることもありません。ところが、インボイス登録して消費税を支払うフリーランスの場合、消費税の納税額が増えてしまうことがあります（インボイス登録していない免税事業者なら関係ありません）。
今度は、ギャラを受け取るフリーランスの立場から見ると、今までは「売上＋立替経費」として受け取っていたものが、「売上（立替経費を含む）」に変わってしまいます。立替経費の分だけ売上が増えるのです。立替経費は自分の経費として売上から引き算できるので、事業所得の金額は変わらないし、所得税などの負担も変わりません。
ところが、消費税の簡易課税制度を選択している場合、消費税の納税額は売上の金額で決まります。つまり、立替経費の分だけ消費税の納税額が増えることになるのです。立替経費が多い人だと、消費税の負担が大きくふくらむこともあるので注意が必要です。
解決方法はいくつか考えられます。
- 取引先にはあくまで立替金精算書の形式で送付する。そして、取引先の会計処理にかかわらず、こちら側は実態にあわせて立替経費として売上に含めずに処理を行う
- 消費税の負担が増える分だけギャラを増額してもらう。取引先の会計処理の変更によって自分の負担が増えるのだから、その分をギャラで穴埋めしてもらう。
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